COMPLIANCE MANAGEMENT

Effektives Compliance-Management gewährleistet ordnungsgemässe Geschäftspraktiken

Die Gewährleistung rechtskonformen Handelns (Compliance) hat in der Finanzbranche eine große Bedeutung und ist für die DZ BANK und die DZ BANK Gruppe seit vielen Jahren selbstverständlich. Bei der Bekämpfung von Insiderhandel und Marktmanipulation, Korruption oder sonstigen strafbaren Handlungen sowie bei der Durchsetzung von Finanzembargos fordern Regierungen sowie nationale und internationale Aufsichtsbehörden die Mitarbeit und Unterstützung der Finanzwirtschaft ein. Zusätzliche Regeln beschränken Transaktionen und verpflichten die Institute zu Offenlegung und strengen Prüfungen. Dieser enge gesetzliche Rahmen wirkt sich grundlegend auf unsere Geschäftstätigkeit als Bank aus. Überdies haben Gesetzgeber und Aufsichtsbehörden die Anforderungen an die Compliance-Funktion in Banken in den vergangenen Jahren kontinuierlich verschärft. So konkretisierte die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) Regelungen des Wertpapierhandelsgesetzes durch die Mindestanforderungen an Compliance und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp). Mit der Novellierung der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) haben sich die Aufgaben und Pflichten des Compliance Office nochmals erweitert.

Zentraler Bereich Compliance als Schnittstelle

Als Spitzeninstitut der Genossenschaftlichen FinanzGruppe trägt die DZ BANK eine besondere Verantwortung, um ordnungsgemäße Geschäftspraktiken in ihrem Haus zu gewährleisten. So haben wir unter Berücksichtigung internationaler Standards bereits in den 1990er-Jahren ein zentrales Compliance als Schnittstelle zu den übrigen Bankfunktionen eingerichtet. Dieses verantwortet gemäß den rechtlichen Anforderungen vor allem die Kapitalmarkt-Compliance, die Geldwäscheprävention und die neue Compliance-Funktion nach den MaRisk. Zugleich bildet der Bereich Compliance die zentrale Stelle, um sonstige strafbare Handlungen zu verhindern. Die Compliance-Experten beraten Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftseinheiten der Bank in Bezug auf die Umsetzung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen.

Darüber hinaus überprüft der Bereich Compliance, ob die Vorschriften des Wertpapierhandelsgesetzes, das Verbot von Insiderhandel und die Regeln zu Mitarbeitergeschäften eingehalten werden, und stellt sicher, dass die Bank nicht für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. Der Bereichsleiter berichtet in seiner Funktion als Compliance-Beauftragter, Geldwäsche- und Gruppengeldwäschebeauftragter direkt und regelmäßig an den Vorstand und den Aufsichtsrat. Sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten im Rahmen der jährlichen Berichterstattung zudem Informationen über die Maßnahmen und Verfahren der DZ BANK zur Korruptionsbekämpfung.

In die gesetzlich vorgeschriebene jährlich durchzuführende Gefährdungsanalyse beziehen wir alle Geschäftsstandorte ein. Bei der Risikoanalyse wurden im Berichtsjahr keine erheblichen Korruptionsrisiken festgestellt.

Instrumente zur Betrugsprävention

Unter dem Dach des 2012 eingeführten Verhaltenskodexes vereinigt die DZ BANK verschiedene Instrumente zur Betrugsprävention. Dazu gehören unter anderem die Richtlinien für den Umgang mit Geschenken, Arbeitsanweisungen zur Betrugsprävention sowie ein Hinweisgebersystem und Schulungen

Umgang mit Geschenken

Ein wichtiger Baustein der Betrugsprävention ist die 2010 in der DZ BANK eingeführte Geschenkerichtlinie. Sie gibt unseren Mitarbeitern klare Anweisungen für den Umgang mit Geschenken und Einladungen.

Prozesse zur Beurteilung von Kunden und Transaktionen

Zur Beurteilung neuer Kunden verwenden wir Anweisungen und Regelungen, um die „Know-your-Customer“- sowie die „Customer Due Diligence“-Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GWG) zu erfüllen. Eine fortlaufende Überwachung auf Transaktions- und Kundenebene ist implementiert; das Compliance Office kontrolliert die Einhaltung der Vorgaben.

Umgang mit Compliance-Risiken

Bei der Erhebung von Geldwäsche- und Betrugsrisiken für die jährlich aktualisierte Gefährdungsanalyse arbeitet der Bereich Compliance unter anderem eng mit der Gruppe Operationelle Risiken aus dem Bereich Risikocontrolling zusammen.

Hinsichtlich der Compliance-Funktion nach den MaRisk (BA) haben die relevanten Tochterunternehmen die Vorgaben in Abstimmung mit der DZ BANK umgesetzt. Das Compliance der DZ BANK macht grundlegende und einheitliche Vorgaben für die gruppenweit anzuwendenden Verfahren zur Identifikation relevanter Compliance-Risiken. Hierzu stimmt es sich mit den Gruppenunternehmen ab und stellt somit eine gruppenweit einheitliche Vorgehensweise sicher. Die Verantwortlichen für die Compliance-Funktionen berichten jeweils unmittelbar dem zuständigen Vorstandsdezernenten.

Die im Berichtsjahr implementierte Compliance-Richtlinie für die DZ BANK Gruppe und die dazugehörigen Compliance-Standards bilden das Compliance-Rahmenwerk für einen einheitlichen Umgang mit rechtlichen Regelungen und Vorgaben innerhalb des gesamten Konzerns. Ziel ist, ein gruppenweites Compliance Management System zu schaffen.

Hinweisgebersystem

Um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen, haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, diese vertraulich anzuzeigen. Zusätzlich zu einer Compliance- und Geldwäsche-Hotline betreiben wir ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing-Hotline), das den Beschäftigten unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität die Möglichkeit gibt, Hinweise auf mögliche strafbare Handlungen an den Leiter des Bereichs Compliance als internen Ombudsmann oder einen erfahrenen Vertrauensanwalt als externen Ombudsmann zu leiten. Sie gewährleisten die dem Hinweisgeber zugesicherte Vertraulichkeit im Rahmen des Mandatsgeheimnisses auch gegenüber öffentlichen Stellen. Die Informationen werden durch ein Komitee vertraulich geprüft. Dieses System hilft uns, Gesetzeskonformität zu gewährleisten sowie Reputations- und Vermögensschäden für die DZ BANK zu vermeiden.

Überdies arbeiten wir seit 2012 mit einer Software, die alle Handelsgeschäfte auf Marktpreismanipulation untersucht. Im Berichtsjahr 2016 erstattete die DZ BANK bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) 46 Anzeigen wegen des Verdachts einer Marktmanipulation. Darüber hinaus sichert ein mehrstufiger Prozess in der DZ BANK, dass die Mitarbeiter die gesetzlichen Vorgaben zur Verhinderung von Insiderverstößen einhalten.

Compliance-Schulungen

Regelmäßig erhalten unsere Mitarbeiter an allen Standorten verpflichtende Schulungen zu den Themen Compliance für Banken, Geldwäscheverhinderung, Verbot von Marktpreismanipulation und Betrugsprävention. Auch die Bekämpfung von Korruption ist Teil dieser Compliance-Schulungen. Ebenso werden sämtliche Aufsichtsratsmitglieder regelmäßig im Hinblick auf das Thema Korruptionsbekämpfung geschult. Unsere Schulungsquote liegt im Schnitt bei 99 Prozent. Zusätzlich dazu bieten wir Seminare zu speziellen Themen wie Anlageberatung und Interessenkonfliktmanagement.

Bereich Compliance im Dialog

Unser Bereich Compliance sucht den Dialog mit Compliance-relevanten Organisationen, um an der künftigen Gestaltung der Rahmenbedingungen unseres Geschäfts mitzuwirken. Der Bereich beteiligt sich an den Arbeitsgruppen des Bundesverbands der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR). Er vertritt außerdem die DZ BANK als Gastmitglied beim Verband der öffentlichen Banken (VÖB). Darüber hinaus kommt der Bereich Compliance unseren Informationspflichten gegenüber der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und den Handelsüberwachungsstellen der Börsen nach.

Datenschutz

Ein sorgfältiger und sicherer Umgang mit Daten ist die Basis für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Die DZ BANK schützt die Daten ihrer Kunden und gibt diese nur an Dritte weiter, wenn die Kunden eingewilligt haben, eine rechtliche Zulässigkeit oder eine rechtliche Verpflichtung besteht. Unsere Mitarbeiter befolgen die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit geltenden datenschutzrechtlichen Gesetze und Prinzipien. Zudem machen wir sie regelmäßig mit den aktuell gültigen Datenschutzbestimmungen vertraut. Auf die Einhaltung des Datenschutzes wirkt unser Datenschutzbeauftragter hin, der Ansprechpartner für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter ist. Im Jahr 2016 lagen keine begründeten Kundenbeschwerden mit Datenschutzbezug vor.

Risikomanagement

Die DZ BANK Gruppe verfügt über ein umfangreiches Risikomanagementsystem, das grundsätzlich den betriebswirtschaftlichen Erfordernissen entspricht und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Zudem ist das Management von Chancen und Risiken integraler Bestandteil des gruppenweiten strategischen Planungsprozesses. Das Risikomanagement basiert auf Risikostrategien, die aus den Geschäftsstrategien abgeleitet und vom Vorstand verabschiedet wurden. In das gruppenweite Chancen- und Risikomanagement sind alle Unternehmen der DZ BANK Gruppe integriert, wobei zwischen den Sektoren Bank und Versicherung unterschieden wird.

Umgang mit Reputationsrisiken

Das Reputationsrisiko bezeichnet die Gefahr von ­Verlusten aufgrund von Ereignissen, die das Vertrauen in die Unternehmen des Sektors Bank der DZ BANK Gruppe oder in die angebotenen Pro­dukte und Dienstleistungen beschädigen. Dies betrifft insbesondere Kunden, Investoren, den Arbeitsmarkt oder die Öffentlichkeit. Dem Repu­tationsrisiko tragen wir in der Risikostrategie Rechnung, indem wir die Gefahr des Vertrauensverlusts in die Unternehmen des Sektors Bank betrachten. Eine auf das Reputationsrisiko aus­gerichtete Krisenkommunikation soll bei Eintritt eines Ereignisses größeren Schaden von der DZ BANK Gruppe abwenden. Damit wird der von der DZ BANK Gruppe verfolgte Nachhaltigkeitsgedanke unterstützt.

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